05/07/2019
Giáo dục
Những kỹ năng hành chính văn phòng cơ bản nhất mà bạn cần phải nắm rõ
Đối với những người làm công tác hành chính văn phòng thì ngoài việc hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao từ cấp trên thì nhất định bạn phải hiểu rõ các kỹ năng hành chính văn phòng như kỹ năng thu thập và xử lý thông tin, kỹ năng lập chương trình kế hoạch, kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc, kỹ năng nói trước công chúng và phản biện,...Ngoài ra, còn cần trang bị thêm nhiều kỹ năng chuyên nghiệp khác nữa.
Hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp lớn nhỏ nào. Người làm công việc này sẽ đảm nhận mọi vấn đề liên quan tới thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau.
7 kỹ năng về hành chính văn phòng cơ bản nhất mà bạn cần phải biết
Kỹ năng soạn thảo văn bản và quản lý tài liệu
Đối với người làm hành chính văn phòng thì đây được xem là công việc khá thường xuyên. Để nhà lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn thì không chỉ có thông tin đúng mà thể thức văn bản cũng phải đúng với thể thức hiện hành, đúng thẩm quyền ban hành văn bản. Thế nên hãy căn cứ vào các thông tư, hướng dẫn hiện hành và trau dồi thêm kiến thức để kỹ năng chuyên môn được củng cố vững vàng.
Sau khi có một văn bản đúng với thể thức và nội dung chính xác thì việc quản lý tài liệu sau khi ban hành thông qua một cách cẩn mật cũng là vấn đề mà người văn phòng nên lưu tâm. Đồng thời cũng cần được nâng lên một cách thật chuyên nghiệp, như khi lãnh đạo cần thì chưa đến 3 phút, bạn có thể trình lên văn bản theo đúng yêu cầu.
Bạn có thể xem thêm các khóa học kỹ năng hành chính văn phòng tại VietnamWorks Learning.
Kỹ năng làm việc tập thể
Đây là một môi trường mà ta có thể dễ dàng thu nhận nhiều kinh nghiệm và thông tin. Thế nhưng, làm việc tập thể thường khá khó vì ai cũng cho rằng, quan điểm của mình là hoàn toàn đúng, nhưng người làm công tác hành chính văn phòng cần phải xử lý nhanh, tập hợp lại tất cả mọi thông tin để ai cũng nhận thấy rằng, ý kiến của họ vẫn được tôn trọng.
Kỹ năng giao tiếp
Làm công việc văn phòng, tức là bạn phải thường xuyên làm việc với nhiều đối tượng khác nhau, nên bạn cần có các kỹ năng giao tiếp nhất định. Muốn có ấn tượng tốt khi giao tiếp thì bạn phải biết cách xử lý khôn khéo, thông minh, kịp thời, tế nhị, cần thiết nên đạt tới mức độ nghệ thuật trong giao tiếp.
Kỹ năng nói trước công chúng và phản biện xã hội
Để thực hiện tốt nhất kĩ năng này thì ngoài việc tập luyện, bạn nên có sự chu đáo nhất về nội dung trình bày trước công chúng, nên biết điều gì cần nói trước, điều gì cần nói sau, điều gì không nên nói hoặc hạn chế nói,...Ngoài ra, bạn cũng cần phải nắm vững thông tin theo một trình độ lập luận logic để trong bất cứ tình huống tranh luận nào đều dễ dàng có chứng cứ phản biện lại lời nói, hành động của đối tượng nào đó.
Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc
Đây là quá trình xác định rõ những công việc mà bạn cần phải làm và tiến hành phân công, sắp xếp cho các đơn vị, cá nhân hoàn thành công việc đó, đồng thời cũng nên tích cực tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ cơ quan. Cần phải xác định, trong một tuần, một tháng hoặc một quý, việc nào nên làm trước, việc nào nên làm sau, ai làm việc đó, làm việc đó ở đâu, khi nào, bằng cách nào.
Nên ưu tiên thứ tự cho từng công việc một, mức độ khẩn cấp hay bình thường để đạt hiệu quả cao trong công việc.
Kỹ năng lập chương trình, kế hoạch
Đây là kĩ năng sắp xếp và bố trí các công việc, các hoạt động, giải pháp để sử dụng, phối hợp với các nguồn lực theo thứ tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới mục tiêu của cá nhân, tổ chức đề ra. Việc lập kế hoạch chương trình trong kỹ năng hành chính - văn phòng cho người mới tập làm quen cốt là để xác định các mục tiêu tương lai, các phương tiện và từng phương pháp, biện pháp thích hợp hoàn thành mục tiêu nào đó.
Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin
Thông tin chính là những dữ liệu được xử lý và sử dụng nhiều trong quá trình đưa ra quyết định, thế nên, để quyết định cuối cùng của nhà quản trị được đúng thì việc thu thập, xử lý thông tin vô cùng quan trọng.
Không phải bất cứ thông tin gì, chúng ta có được tính chính xác và đầy đủ nên cần biết cách phân loại chúng phù hợp theo từng lĩnh vực, ý nghĩa, thời điểm hay tính quan trọng. Ngoài việc thu thập thông tin đúng, đủ và chính xác thì việc phân tích, bảo quản các nguồn tin đó cũng đặc biệt quan trọng.
Vậy là các bạn đã vừa nắm rõ đâu là những kiến thức về kỹ năng hành chính văn phòng, nếu còn chưa tự tin trong cách xử lý hoàn thành mọi công việc được giao thì bạn nên đăng ký tham gia các khóa học rèn luyện kĩ năng để bổ sung kiến thức cho mình. Công việc hành chính văn phòng là một công việc tuy không quá khó nhưng đòi hỏi bạn phải có sẵn các kỹ năng căn bản thì mới hoàn thành tốt mọi mục tiêu đề ra. Chúc các bạn thành công.
Bài viết liên quan
Việc rèn luyện kỹ năng sống cho trẻ ngay từ nhỏ đóng vai trò quan trọng trong sự phát triển toàn diện. Một môi trường phù hợp sẽ giúp bé học cách tự lập, giao tiếp hiệu quả và ứng phó linh hoạt với các tình huống trong cuộc sống. Vậy nên cho bé học kỹ năng sống ở đâu để đạt hiệu quả tốt nhất? Hãy cùng tìm hiểu qua bài viết dưới đây.
Học phí các trường quốc tế tại TPHCM luôn là mối quan tâm lớn của nhiều phụ huynh khi quyết định đầu tư giáo dục cho trẻ. Tuy nhiên, để giải quyết bài toán này đòi hỏi phụ huynh phải nắm được các yếu tố ảnh hưởng và có kế hoạch chuẩn bị kỹ lưỡng, lâu dài. Bài viết này sẽ chia sẻ những bí quyết giúp ba mẹ giảm áp lực tài chính, tìm ra các phương án tiết kiệm hợp lý và sẵn sàng đồng hành cùng trẻ trên hành trình phát triển toàn diện.
Giáo dục giới tính là một phần quan trọng trong việc xây dựng nhận thức và kỹ năng sống cho trẻ. Nó không chỉ giúp các em hiểu về cơ thể mình mà còn trang bị kiến thức để đưa ra quyết định đúng đắn trong các mối quan hệ. Bài viết này sẽ cung cấp thông tin chi tiết, dễ hiểu để đáp ứng nhu cầu tìm kiếm của ba mẹ.
Lớp 1 chương trình tích hợp đang là lựa chọn của nhiều phụ huynh với mong muốn giúp trẻ phát triển sớm kỹ năng tiếng Anh và tư duy hội nhập. Tuy nhiên, để chọn được môi trường phù hợp, ba mẹ cần hiểu rõ chương trình và cân nhắc nhiều yếu tố quan trọng. Bài viết dưới đây sẽ gợi ý những tiêu chí cần thiết để đưa ra quyết định đúng đắn cho các bé.
Chọn trường mầm non phù hợp tại TPHCM là một bước ngoặt quan trọng, nơi phụ huynh cần cân nhắc kỹ lưỡng giữa học phí, chất lượng giảng dạy và môi trường phát triển cho trẻ. Bài viết này mang đến thông tin chi tiết, cập nhật về học phí các trường mầm non tại TPHCM, hỗ trợ bạn tìm được ngôi trường lý tưởng phù hợp với ngân sách và kỳ vọng giáo dục cho bé.
Việc đọc sách không chỉ mở ra thế giới tri thức mà còn giúp trẻ phát triển tư duy, ngôn ngữ và khả năng sáng tạo. Để nuôi dưỡng niềm đam mê này, cha mẹ cần áp dụng những phương pháp phù hợp ngay từ sớm. Dưới đây là những cách hiệu quả để dạy trẻ kỹ năng đọc sách, giúp các bé hình thành thói quen tốt và yêu thích việc đọc ngay từ nhỏ.
Kỹ năng sống là yếu tố then chốt trong sự phát triển toàn diện của trẻ. Tuy nhiên, cách dạy kỹ năng sống cho trẻ 4 tuổi lại có sự khác biệt đáng kể giữa các nền văn hóa. Điều này không chỉ phản ánh giá trị xã hội mà còn ảnh hưởng đến lối tư duy và hành vi của trẻ sau này. Bài viết sẽ phân tích những đặc trưng nổi bật trong cách tiếp cận dạy kỹ năng sống ở một số khu vực trên thế giới.
Giáo dục giới tính ngày càng trở thành một phần quan trọng trong chương trình giảng dạy tại các trường học. Trong bối cảnh xã hội hiện nay, việc trang bị kiến thức về giới tính cho học sinh không chỉ giúp các em hiểu rõ về cơ thể mà còn xây dựng môi trường học tập tôn trọng và lành mạnh. Vậy tại sao giáo dục này lại có vai trò quan trọng trong trường học?
Việc trang bị kiến thức phù hợp về cơ thể và giáo dục giới tính từ sớm không chỉ giúp trẻ hiểu rõ hơn về bản thân mà còn đóng vai trò quan trọng trong việc định hình tâm lý. Khi được hướng dẫn đúng cách, trẻ sẽ phát triển nhận thức tự tin về bản thân, nâng cao kỹ năng xã hội và cảm xúc. Đồng thời, điều này còn giúp giảm thiểu nguy cơ gặp phải các vấn đề tâm lý và xã hội trong tương lai, tạo nền tảng cho một cuộc sống lành mạnh và an toàn.
Ngày nay, nhiều phụ huynh lựa chọn trường tiểu học song ngữ để giúp con tiếp cận môi trường học tập hiện đại và hội nhập quốc tế. Việc thành thạo hai ngôn ngữ từ nhỏ không chỉ mở ra nhiều cơ hội cho tương lai mà còn giúp trẻ phát triển tư duy linh hoạt hơn. Tuy nhiên, một số ba mẹ vẫn băn khoăn: Liệu học song ngữ có khiến trẻ bị “lẫn” ngôn ngữ, ảnh hưởng đến khả năng diễn đạt hay tiếp thu kiến thức không? Đây có phải là rào cản hay ngược lại, là chìa khóa giúp con phát triển toàn diện, thông minh hơn? Hãy cùng VAS - Trường Quốc tế Việt Úc khám phá sự thật trong bài viết dưới đây để có góc nhìn rõ ràng nhất nhé!