Doanh nghiệp cần quan tâm chi phí nào khi xây dựng hệ thống LMS nội bộ?

Lợi ích của LMS (Learning Management System) đã được chứng minh rõ ràng và đầy đủ đối với hoạt động đào tạo nội bộ doanh nghiệp. Rất nhiều các công ty đang cân nhắc sử dụng và tìm kiếm nhà cung cấp hệ thống LMS với chi phí và chất lượng hợp lý. Do đó bài viết này sẽ liệt kê những chi phí cụ thể mà doanh nghiệp nên xem xét và đánh giá các nhà cung cấp dịch vụ.

Giới thiệu sơ bộ về hệ thống LMS

LMS là viết tắt của từ Learning Management System với ý nghĩa là hệ thống quản lý học tập. Mục đích ban đầu là cung cấp phương tiện cho học sinh, sinh viên hỗ trợ trong giảng dạy, nộp bài tập và làm kiểm tra. Hiện nay, phạm vi sử dụng đã mở rộng, cũng với mục đích về giáo dục, thì các doanh nghiệp tận dụng yếu tố lưu trữ và quản lý làm hệ thống đào tạo, huấn luyện nhân viên nội bộ và nhân viên mới.

Ứng dụng học trực tuyến đã mở rộng trong lĩnh vực quản lý và kinh doanh

Mục đích và nhu cầu thì đã có. Tuy nhiên, cần phải bỏ ra bao nhiêu để sở hữu lại là vấn đề rất được các cấp lãnh đạo quan tâm. Sau đây là những chi phí cần có để doanh nghiệp có được một hệ thống như mình mong muốn.

Các loại chi phí mà doanh nghiệp cần quan tâm

Chi phí lắp đặt

Đây là loại chi phí ảnh hưởng trực tiếp đến việc sử dụng. Việc lắp đặt phải đảm bảo 2 yếu tố đó là phần cứng và phần mềm. Với các doanh nghiệp mong muốn kiểm soát toàn nội dung, thông tin, tài liệu thì việc tích hợp phần mềm trong vào hệ thống mạng nội bộ, trang chủ sẽ phải bắt buộc. Nhưng với yếu tố phần mềm thì nhiều dịch vụ đã tích hợp giá cung trong gói đăng ký sử dụng. Vấn đề cần quan tâm là hệ thống trang thiết bị, phần cứng có đảm bảo?

Đến đây, để sử dụng phần mềm thì các máy tính, bộ nhớ lưu trữ và bộ phần truyền dẫn phải được thay mới hoặc nâng cấp. Tùy vào quy mô mà chi phí nâng cấp để đồng bộ dữ liệu khá tốn kém trong việc đổi mới. Cấu hình hệ thống đòi hỏi băng thông mạng cao, lưu trữ dung lượng với với ổ cứng truy xuất dữ liệu nhanh. Một mặt, các bộ phận Router Wi-fi, dây dẫn, màn hình và máy chiếu cũng cần được kiểm tra và thay mới nếu cần thiết nhằm tạo sự thuận tiện cho người học.

Chi phí đào tạo

Sau khi lắp đặt, quá trình demo (thử nghiệm) sẽ diễn ra sau đó. Những đối tượng được tiếp cận đầu tiên là nhân viên phòng công nghệ thông tin và bộ phận nhân sự và các cấp quản lý. Chi phí được đề cập ở đây là mở lớp giảng dạy, thuê nhân viên hướng dẫn thao tác và các chỉnh sửa bản lỗi trong lần sử dụng đầu.

Chi phí đào tạo nên được xem như khoản đầu tư giúp sử dụng hệ thống LMS hiệu quả

Đây là chi phí theo đánh giá là rất đáng để đầu tư vì nó giúp các nội bộ cấp cao và quản lý hiểu sâu sắc cách sử dụng. Từ đó việc truyền tải hoặc sử dụng trực tiếp LMS để hướng dẫn các bộ phận nhân viên với số lượng lớn mà không cần mở lớp đào tạo quá nhiều.

Chi phí bảo dưỡng và quản lý

Với hai quá trình tích hợp công nghệ và đào tạo sử dụng lần đầu thì việc chi trả số tiền là điều dễ hiểu. Tuy vậy, thời gian sử dụng sẽ phát sinh lỗi hoặc cập nhật tính năng mới cho hệ thống là chắc chắn xảy ra. Nhiều doanh nghiệp thường xem nhẹ vấn đề này nếu thờ ơ trong việc bỏ ngỏ hệ thống mà không đầu tư nhân lực bảo dưỡng, quản lý. 

Duy trì một đội ngũ bảo dưỡng và quản lý giúp tránh đổi mới hệ thống liên tục

Thông thường, nhiệm vụ này thuộc trách nhiệm của bộ phận IT nên các khoản chi phí để thành lập bộ phận công nghệ hoặc tuyển dụng lao động là hoàn toàn hợp lý. Trách xảy ra lỗi quá nghiêm trọng có thể dẫn đến buộc phải đổi mới hệ thống LMS.

Xem thêm >>> Giải pháp đào tạo nội bộ doanh nghiệp

Chi phí cơ hội

Cuối cùng là chi phí cơ hội. Đây chi phí của việc lựa chọn các giải pháp mà doanh nghiệp phải đánh đổi. Các khoản chi phí về tiền bạc, thời gian, sức lực sẽ được tiết kiệm trong tương lai mà doanh nghiệp sẽ được nhận nếu sử dụng hệ thống LMS so với chi phí hiện tại bỏ ra để lắp đặt và chấp nhận giảm lợi nhuận trong thời gian ngắn.

Ví dụ, một so sánh điển hình đó là nếu doanh nghiệp sở hữu hệ thống đào tạo trực tuyến phục vụ đào tạo nội bộ thì năng suất nhân viên tăng 10% và dẫn đến tăng 10% doanh số. Mặc khác nếu doanh nghiệp không sử dụng thì chi phí đăng tuyển dụng lại hoặc đào tạo lại diễn ra liên tục làm ảnh hưởng đến lợi nhuận đạt được. 

Giả sử chi phí tổng để ứng dụng LMS là 10% doanh thu nhưng nếu không áp dụng thì chi phí phải liên tục tuyển dụng là 15% doanh thu. Doanh nghiệp phải lựa chọn việc tiết kiệm 15% trong tương lai hoặc 10% trong hiện tại. Đây chính là chi phí cơ hội.

Các quyết định cần phải sáng suốt giúp tối ưu tổng chi phí trong tương lai

Tổng kết

Qua các thông tin được trình bày, nếu các doanh nghiệp có mong muốn chuyển đổi thì đây là nguồn tham khảo về lập kế hoạch chi tiêu hợp lý, so sánh các lựa chọn và giải pháp để rút ra được một giải pháp tối ưu cho xây dựng hệ thống LMS. Phần mềm hỗ trợ quản lý học tập - đào tạo đang trở thành một xu hướng và công cụ cần thiết để hướng đến hoạt động kinh doanh tinh gọn.

Nền tảng đào tạo trực tuyến MGE dành cho nội bộ doanh nghiệp: