Các yếu tố cần chuẩn bị trong kế hoạch đào tạo nhân sự

Đào tạo nhân sự là việc làm cần thiết để nâng cao kỹ năng và chuyên môn cho người lao động. Thông thường kế hoạch tổ chức được thực hiện bởi bộ phận nhân sự và hành chính theo nhu cầu và mong muốn của mọi người. Tuy nhiên, việc lên kế hoạch chi tiết đòi hỏi quá trình khảo sát, nghiên cứu, chọn lựa và quyết định để đảm bảo tính chính xác, đầy đủ và phù hợp. Nắm bắt được yêu cầu cấp thiết trong quá trình nêu trên, bài viết sau đây sẽ cung cấp giải pháp và thông tin cho người đọc dễ dàng áp dụng.

Số lượng nhân viên có nhu cầu hỗ trợ đào tạo

Xác định số lượng nhân viên là bước đầu tiên để tiến hành tổ chức đào tạo, việc đạt đủ số lượng giúp ích cho công tác lựa chọn nội dung và hình thức giảng dạy cũng như địa điểm. Có 2 phương pháp để xác định có thể kể đến như:

Quan sát

Việc quan sát của trưởng nhóm có thể giúp phát hiện nhu cầu cần đào tạo nhân sự

Đây có thể nói là phương pháp đơn giản nhất, nhưng chỉ trong phạm vị nhỏ và áp dụng với các tổ chức có văn hóa làm việc nhóm. Thông quá quá trình làm việc, hợp tác, trò chuyện, các trưởng nhóm sẽ phần nào quan sát được những điểm mạnh và điểm yếu của từng thành viên trong nhóm. Và khi số lượng nhân viên còn yếu kỹ năng chiếm tỷ lệ lớn. Khả năng cao tại các buổi họp giữa phòng ban thì việc đề xuất cần có buổi đào tạo thêm cho nhân viên thuộc trách nhiệm quản lý sẽ được đưa ra thảo luận. Các nhóm trưởng có kinh nghiệm quan sát và cảm nhận đủ sẽ là nguồn thông tin có độ tin cậy cao khi họ biết được từng yêu cầu công việc mà người nhân viên cần phải đạt được.

Khảo sát

Mặc khác, khảo sát là công cụ được áp dụng trong phạm vi rộng hơn với lợi ích thu thập nhanh chóng với số lượng lớn phản hồi. Với phương pháp này, bộ phận nhân sự luôn đưa ra các lựa chọn về khóa học cả kỹ năng và chuyên và đề xuất với các phòng ban. Thông qua tỷ lệ phản hồi, việc có được số lượng trong thời gian ngắn giúp đẩy nhanh kế hoạch tổ chức mà không ảnh hưởng đến tiến độ và kế hoạch làm việc. Thực hiện khảo sát có thể hoàn thành qua hình thức email nội bộ hoặc đăng tải trên trang chủ thông tin doanh nghiệp nếu nhân viên quan tâm.

Xem thêm >>> Lợi ích to lớn của việc đào tạo và phát triển nhân lực

Lựa chọn địa điểm và hình thức tổ chức

Sau khi quá trình xác định số lượng hoàn tất, việc lựa chọn địa điểm và hình thực sẽ phụ thuộc theo yếu tố này và có thể được phân loại như sau:

Số lượng dưới 10 nhân viên

Trong phạm vi nhỏ dưới 10 nhân viên thì việc lựa chọn địa điểm sẽ trở nên đơn giản và hình thức cũng sẽ khá linh hoạt. Địa điểm có thể tại khu vực làm việc hằng ngày hoặc đặt chỗ một địa điểm khác bên ngoài với không gian đủ các thành viên. Sau khi kết thúc 1 ngày làm việc, các nhóm trưởng sẽ tập trung mọi người và quá trình đào tạo sẽ diễn ra ngày sau đó. Hình thức đào tạo trực tuyến cũng là một lựa chọn hợp, người nhân viên sẽ tự học thông qua tài khoản đăng lý và đánh giá bằng bài kiểm tra.

Đào tạo số lượng nhỏ nhân viên có thể linh hoạt trong địa điểm và hình thức

Số lượng từ 10 đến 20 nhân viên

Mở rộng phạm vi, với số lượng trung bình thì lựa chọn địa điểm tổ chức có thể tại phòng họp lớn đối với doanh nghiệp có diện tích làm việc tương đối rộng rãi. Hình thức trực tiếp  đào tạo bắt buộc phải được chuẩn bị kỹ càng hơn như tài liệu, nơi học tập và dụng cụ thức hành, dụng cụ giảng dạy đủ số lượng và đảm bảo tính ổn định để buổi đào tạo được diễn ra xuyên suốt. 

Lưu ý thêm đó là việc hình thức trực tuyến vẫn có thể được áp dụng trong phạm vi này. Với số lượng từ 10 đến 20 nhân viên thì hình thức online là giải pháp cuối cùng nếu ý kiến về thời gian gặp mặt và địa điểm không được thống nhất chung. Đây là số lượng nằm trong tầm kiểm soát của người tổ chức khi không gây sự phiền nhiễu và mất tập trung cao cho người học.

Số lượng trên 20 nhân viên

Ở cấp độ này, địa điểm đòi hỏi phải có không gian rộng lớn,có thể ở bên trong hoặc bên ngoài doanh nghiệp. Lúc này, hình thức đào tạo sẽ được triển khai theo nhiều hình thức như mời các chuyên gia đến diễn thuyết, teambuilding hoặc trải nghiệm thực tế. Ngoài ra có thể sử dụng phương pháp chia thành nhóm nhỏ từ 10 - 20 người hoặc dưới 10 người, hình thức tương tự kể trên theo đơn vị lớp học với thời gian khác nhau dành cho các doanh nghiệp không thể cùng lúc đào tạo trên 20 người.

Mặc khác với số lượng lớn thì tổ chức bằng hình thức online sẽ không còn phù hợp hoặc đối với nội dung cần sự tương tác cao giữ người học và người đào tạo. Yếu tố công nghệ sẽ giảm đi tính hiệu quả của sự trao đổi 2 chiều do đường truyền hoặc hình ảnh, âm thanh. Tuy nhiên nếu nội dung đào tạo chỉ là buổi diễn thuyết hoặc vì lý do bất khả kháng thì hình thức trực tuyến cho nhóm lớn trên 20 người là điều có thể cân nhắc.

Nội dung được sử dụng để đào tạo

Nội dung đào tạo phải phù hợp với khảo sát và yêu cầu của nhóm trường, mặc khác, đó có thể là nhu cầu của người nhân viên. Tuy nhiên, dù là các câu trả lời có gì thì có thể tóm gọn trong 2 nhóm chính sau:

Nội dung về kỹ năng

Kỹ năng đề cập đến những yếu tố có khả năng bổ trợ trong quá trình làm việc. Rèn luyện kỹ năng giúp cho công việc được thực hiện nhanh chóng, tối ưu và duy trì độ chính xác cao. Việc một người nhân viên có khả năng làm việc bằng 2 đến 3 người khác gộp lại sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được chi phí mà việc thăng tiến sự nghiệp của người nhân viên đó cũng trở nên rõ ràng

Nội dung về chuyên môn

Ngoài các công việc thực hiện hằng ngày thì cập nhật những kiến thức mới sẽ giúp tăng khả năng sáng tạo và lợi thế cạnh tranh. Việc nâng cao chuyên môn nhằm đảm bảo khả năng cung cấp sản phẩm và dịch vụ tốt hơn, vượt trội hơn so với các đối thủ cạnh tranh. Hơn thế nữa, người nhân viên sẽ có động lực thúc đẩy tinh thần học hỏi, tiến bộ.

Nâng cao chuyên môn giúp tăng lợi thế trong cuộc việc

Tổng kết

Đào tạo nhân sự là việc làm mang tính chất chiến lược khi mọi sản phẩm và dịch vụ đều như nhau thì chính yếu tố con người lại tạo nên sự khác biệt đáng kể. Thế nên, xây dựng các bước thực hiện đào tạo cần được chú trọng và càng đúng trọng tâm và mục đích thì càng có nhiều khả năng nhân viên được thỏa mãn và gắn kết với vị trí công việc.

Giới thiệu hệ thống MGE cho doanh nghiệp: