Đối với những người làm công tác hành chính văn phòng thì ngoài việc hoàn thành tốt mọi nhiệm vụ được giao từ cấp trên thì nhất định bạn phải hiểu rõ các kỹ năng hành chính văn phòng như kỹ năng thu thập và xử lý thông tin, kỹ năng lập chương trình kế hoạch, kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc, kỹ năng nói trước công chúng và phản biện,…Ngoài ra, còn cần trang bị thêm nhiều kỹ năng chuyên nghiệp khác nữa.
Hành chính văn phòng là gì?
Hành chính văn phòng là một bộ phận không thể thiếu của bất kỳ doanh nghiệp lớn nhỏ nào. Người làm công việc này sẽ đảm nhận mọi vấn đề liên quan tới thủ tục hành chính và lễ tân đón khách, tổ chức công tác văn thư lưu trữ hỗ trợ cho toàn thể nhân viên, ngoài ra còn có thể tư vấn pháp lý cho lãnh đạo nếu cần thiết. Vì tính chất công việc như vậy, ở nhiều công ty, bộ phận Hành chính – Nhân sự hoặc Hành chính – Tổ chức thường được xếp chung để thuận tiện cho việc trao đổi và hỗ trợ lẫn nhau.
7 kỹ năng về hành chính văn phòng cơ bản nhất mà bạn cần phải biết
Kỹ năng soạn thảo văn bản và quản lý tài liệu
Đối với người làm hành chính văn phòng thì đây được xem là công việc khá thường xuyên. Để nhà lãnh đạo có thể đưa ra những quyết định đúng đắn thì không chỉ có thông tin đúng mà thể thức văn bản cũng phải đúng với thể thức hiện hành, đúng thẩm quyền ban hành văn bản. Thế nên hãy căn cứ vào các thông tư, hướng dẫn hiện hành và trau dồi thêm kiến thức để kỹ năng chuyên môn được củng cố vững vàng.
Sau khi có một văn bản đúng với thể thức và nội dung chính xác thì việc quản lý tài liệu sau khi ban hành thông qua một cách cẩn mật cũng là vấn đề mà người văn phòng nên lưu tâm. Đồng thời cũng cần được nâng lên một cách thật chuyên nghiệp, như khi lãnh đạo cần thì chưa đến 3 phút, bạn có thể trình lên văn bản theo đúng yêu cầu.
Bạn có thể xem thêm các khóa học kỹ năng hành chính văn phòng tại VietnamWorks Learning.
Kỹ năng làm việc tập thể
Đây là một môi trường mà ta có thể dễ dàng thu nhận nhiều kinh nghiệm và thông tin. Thế nhưng, làm việc tập thể thường khá khó vì ai cũng cho rằng, quan điểm của mình là hoàn toàn đúng, nhưng người làm công tác hành chính văn phòng cần phải xử lý nhanh, tập hợp lại tất cả mọi thông tin để ai cũng nhận thấy rằng, ý kiến của họ vẫn được tôn trọng.
Kỹ năng giao tiếp
Làm công việc văn phòng, tức là bạn phải thường xuyên làm việc với nhiều đối tượng khác nhau, nên bạn cần có các kỹ năng giao tiếp nhất định. Muốn có ấn tượng tốt khi giao tiếp thì bạn phải biết cách xử lý khôn khéo, thông minh, kịp thời, tế nhị, cần thiết nên đạt tới mức độ nghệ thuật trong giao tiếp.
Kỹ năng nói trước công chúng và phản biện xã hội
Để thực hiện tốt nhất kĩ năng này thì ngoài việc tập luyện, bạn nên có sự chu đáo nhất về nội dung trình bày trước công chúng, nên biết điều gì cần nói trước, điều gì cần nói sau, điều gì không nên nói hoặc hạn chế nói,…Ngoài ra, bạn cũng cần phải nắm vững thông tin theo một trình độ lập luận logic để trong bất cứ tình huống tranh luận nào đều dễ dàng có chứng cứ phản biện lại lời nói, hành động của đối tượng nào đó.
Kỹ năng tổ chức và sắp xếp công việc
Đây là quá trình xác định rõ những công việc mà bạn cần phải làm và tiến hành phân công, sắp xếp cho các đơn vị, cá nhân hoàn thành công việc đó, đồng thời cũng nên tích cực tạo ra mối quan hệ ngang dọc trong nội bộ cơ quan. Cần phải xác định, trong một tuần, một tháng hoặc một quý, việc nào nên làm trước, việc nào nên làm sau, ai làm việc đó, làm việc đó ở đâu, khi nào, bằng cách nào.
Nên ưu tiên thứ tự cho từng công việc một, mức độ khẩn cấp hay bình thường để đạt hiệu quả cao trong công việc.
Kỹ năng lập chương trình, kế hoạch
Đây là kĩ năng sắp xếp và bố trí các công việc, các hoạt động, giải pháp để sử dụng, phối hợp với các nguồn lực theo thứ tự thời gian nhằm thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và đạt tới mục tiêu của cá nhân, tổ chức đề ra. Việc lập kế hoạch chương trình trong kỹ năng hành chính – văn phòng cho người mới tập làm quen cốt là để xác định các mục tiêu tương lai, các phương tiện và từng phương pháp, biện pháp thích hợp hoàn thành mục tiêu nào đó.
Kỹ năng thu thập và xử lý thông tin
Thông tin chính là những dữ liệu được xử lý và sử dụng nhiều trong quá trình đưa ra quyết định, thế nên, để quyết định cuối cùng của nhà quản trị được đúng thì việc thu thập, xử lý thông tin vô cùng quan trọng.
Không phải bất cứ thông tin gì, chúng ta có được tính chính xác và đầy đủ nên cần biết cách phân loại chúng phù hợp theo từng lĩnh vực, ý nghĩa, thời điểm hay tính quan trọng. Ngoài việc thu thập thông tin đúng, đủ và chính xác thì việc phân tích, bảo quản các nguồn tin đó cũng đặc biệt quan trọng.
Vậy là các bạn đã vừa nắm rõ đâu là những kiến thức về kỹ năng hành chính văn phòng, nếu còn chưa tự tin trong cách xử lý hoàn thành mọi công việc được giao thì bạn nên đăng ký tham gia các khóa học rèn luyện kĩ năng để bổ sung kiến thức cho mình. Công việc hành chính văn phòng là một công việc tuy không quá khó nhưng đòi hỏi bạn phải có sẵn các kỹ năng căn bản thì mới hoàn thành tốt mọi mục tiêu đề ra. Chúc các bạn thành công.
